Comment organiser un webinaire ?

par | B2B, B2C

Vous souhaitez organiser un événement pour promouvoir votre entreprise mais vous êtes un peu intimidé par les coûts potentiels ? Choisir d’héberger un événement virtuel peut offrir de nombreux avantages sans les frais généraux.

Un webinaire peut également être plus pratique pour vos participants, ce qui signifie qu’ils n’ont pas à quitter leur domicile ou bureau. De plus, les participants ont toujours la possibilité de s’impliquer et de poser des questions, sans avoir besoin de lever la main et de parler dans un micro.

Pour l’organisateur, un webinaire représente un excellent moyen d’interagir avec des clients potentiels de manière non commerciale, en leur fournissant des instructions ou des conseils qui leur sont précieux. Pendant ce temps, vous pouvez capturer les coordonnées des participants et développer des prospects qualifiés pour votre tunnel de vente.

Ça vous tente ? Suivez ces 10 étapes pour découvrir comment organiser un webinaire et commencer à planifier votre premier événement en ligne dès aujourd’hui !

Étape 1. Choisir un sujet de webinaire

La nature de votre entreprise dictera le sujet de votre webinaire – donc si vous vendez des abonnements à des box dégustation de vin, votre sujet sera lié au vin.

Cependant, le plus délicat est de trouver un domaine spécifique sur lequel se concentrer qui intéressera suffisamment vos clients cibles. Vous avez peut-être déjà une bonne idée de cela en fonction des commentaires et des FAQ que vous recevez. Sur quoi les clients veulent-ils en savoir plus ? Où sont leurs lacunes de connaissances ? Quelle expertise pouvez-vous partager qui leur sera utile ?

Un excellent outil pour vous aider à trouver des idées est Answer the Public , qui vous montre les questions que les gens posent le plus fréquemment aux moteurs de recherche sur un sujet donné. Ainsi, si nous entrons dans le terme « vin », nous sommes confrontés à toutes sortes de questions « pourquoi », « quoi », « où », « qui » ​​et « comment » que les gens ont posées par rapport au vin.

En regardant les résultats ci-dessous, nous voyons que beaucoup de gens se renseignent sur les vins pour accompagner différents aliments. Vous pouvez donc choisir de faire un webinaire sur la sélection du bon vin pour compléter le menu de votre dîner. Ou, si vous voulez aller un peu plus loin, vous pourriez être inspiré par la question « Quel vin est le plus sain ? » pour animer une conférence sur la dégustation du vin dans le cadre d’un mode de vie sain. Votre connaissance actuelle de vos clients devrait vous aider à déterminer ce qui les intéressera le plus.

Étape 2. Choisir le format du webinaire

Il existe différentes options de format lorsque vous organisez un webinaire qui peut être adapté en fonction de vos objectifs et aspirations pour l’événement et de votre confiance en tant que présentateur. Voulez-vous offrir une expérience hautement interactive pour un petit groupe ou donner une conférence à une plus grande foule ? Pouvez-vous gérer vous-même l’organisation de l’événement ou préférez-vous rebondir sur d’autres intervenants ?

Si vous pensez que vous pourriez avoir le trac en faisant une présentation en solo, vous pouvez envisager un format de style interview, dans lequel un collègue vous questionne, ou vous pouvez constituer un petit groupe d’experts pour discuter du sujet et répondre aux questions des participants.

Si plusieurs personnes sont impliquées, il est utile d’avoir également un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. Avoir une personne dédiée pour gérer l’aspect technique de la gestion du webinaire pendant que vous parlez peut également vous aider à vous concentrer.

Étape 3. Créer le contenu

Vous avez maintenant défini le sujet et le format dont vous avez besoin pour créer le contenu du webinaire. Cela peut être aussi simple que de rédiger une liste d’éléments dont vous discuterez, mais pour qu’un webinaire soit vraiment réussi, un certain temps doit être consacré à la création de supports visuels.

Il est facile pour l’attention des participants de glisser lorsqu’ils ne font qu’observer une tête parlante (et ils savent que vous ne pouvez pas les voir !). Concevez des diapositives pour donner vie à votre discours – incluez des images, des graphiques, des tableaux et des statistiques. Vous pouvez également effectuer des démonstrations en direct ou présenter des produits pour le garder visuellement intéressant.

Pensez à combien de temps vous voulez que votre webinaire dure et planifiez la durée de chaque segment. Vous devrez garder un œil sur l’horloge pour vous assurer de ne pas dépasser. Vous pouvez peut-être prévoir du temps pour répondre aux questions des participants après chaque point de l’ordre du jour ou bien planifier une session de questions-réponses à la fin.

Étape 4. Choisir une plate-forme de webinaire

Il existe de nombreuses plateformes de webinaires différentes sur le marché , y compris des options gratuites comme Skype et Google+ Hangout. Lors du choix, les facteurs à prendre en compte comprennent :

  • Nombre de participants qu’il peut accueillir
  • La possibilité de changer facilement d’intervenant
  • Possibilité pour les participants de poser des questions
  • Fonctionnalité de partage d’écran
  • Fonctionnalité de partage de diapositives
  • Fonctionnalité d’enregistrement
  • Coût de l’outil

Google+ Hangout peut vous permettre de diffuser votre événement en direct en quelques minutes. Il dispose d’une fonction de chat en direct et peut publier automatiquement un enregistrement de votre webinaire sur votre chaîne YouTube par la suite, le tout sans frais, ce qui en fait une excellente option pour les premiers organisateurs de webinaires.

Étape 5. Choisir une date et une heure

La date et l’heure optimales pour votre webinaire dépendront du fait que votre entreprise soit B2C ou B2B. Si vous ciblez d’autres entreprises, alors quelque chose pendant la journée de travail peut être approprié, mais pour les consommateurs, une soirée ou un week-end sera probablement préférable.

Quoi qu’il en soit, choisissez une date suffisamment dans l’avenir pour donner aux gens une chance de fixer votre webinaire dans leurs agendas et du temps pour que vous puissiez promouvoir votre webinaire (au moins 14 jours). Assurez-vous d’éviter les jours fériés ou autres événements auxquels votre public cible pourrait assister.

Si vous pensez pouvoir générer suffisamment d’intérêt pour votre webinaire, vous pouvez choisir de le répéter plusieurs fois. De cette façon, vous pourrez offrir aux participants un choix d’heures et de dates.

Étape 7. Faire la promotion de votre webinaire

La création d’une page dédiée à l’événement et le traitement des inscriptions en ligne vous aideront à la fois à promouvoir et à gérer votre webinaire. 

Lorsque vous rédigez la description de votre événement, incluez l’ordre du jour des points à discuter pour indiquer clairement ce que vos participants apprendront. Il est important qu’ils ne pensent pas seulement que c’est une opportunité pour vous de leur vendre. N’oubliez pas de mentionner la chance pour eux d’avoir des réponses à leurs questions.

Pour les événements gratuits, vous devez prendre en compte un taux d’abandon de 50%, alors essayez d’inscrire plus de personnes que le minimum dont vous avez besoin. S’il y a suffisamment de contenu éducatif dans votre webinaire, il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas facturer des frais pour y assister. Faire payer le ticket d’entrée, même s’il s’agit de frais minimes, contribuera à assurer un public plus sérieux et engagé.

Étape 8. Exécuter le webinaire

Pour vous assurer que tout se passe bien ce jour-là, planifiez une séance d’entraînement où vous pourrez vous familiariser avec la technologie et parcourir votre exposé et votre présentation. Faites un test avec le microphone de votre ordinateur – il peut être nécessaire d’en porter un externe pour que tout le monde puisse vous entendre clairement.

Assurez-vous de comprendre d’où viendront les questions des participants et si elles seront visibles pour les autres participants – si oui, ont-elles besoin d’être modérées ? Il est important d’encourager la participation, alors ayez quelques questions en réserve que vous pouvez lire et répondre pour lancer le bal.

Étape 9. Analyser les données

Passez en revue la liste des participants (visible dans le logiciel du webinaire) et comparez-les à la liste des participants dans votre tableau de bord afin de voir qui a réellement participé. Vous pourrez ensuite extraire les données de chaque participant et toute autre information que vous avez demandée lors de l’inscription, telle que le nom de l’entreprise, le téléphone.

Étape 10. Follow-up

En fonction du nombre de participants à votre webinaire, essayez de faire un suivi personnel avec chaque participant. S’ils ont posé une question pendant le webinaire, vous pouvez les remercier de l’avoir fait et vérifier qu’ils ont reçu une réponse adéquate. Demandez-leur s’il y a autre chose qu’ils aimeraient savoir.

S’ils n’ont pas posé de question, découvrez s’il y a quelque chose qu’ils aimeraient demander maintenant qu’ils ont eu la chance de digérer le contenu du webinaire. Pour ceux qui se sont inscrits mais n’ont pas participé, dites que vous êtes désolé qu’ils n’aient pas pu venir, expliquez ce qu’ils ont manqué, puis donnez-leur la possibilité de visionner un enregistrement du webinaire (ou d’assister à une prochaine session). Vous pouvez même proposer de répondre personnellement à toutes vos questions.

Vous pouvez également envisager de remercier les gens pour leur présence en leur envoyant une offre spéciale ou une remise exclusivement pour eux, augmentant encore les chances qu’ils se convertissent.

Conclusion

Même s’il faut un peu d’organisation, un webinaire est un excellent moyen pour les propriétaires de petites entreprises de se lancer dans des événements. C’est un moyen peu coûteux et peu risqué d’interagir avec votre public et d’apprendre à le connaître, afin que vous puissiez passer plus de temps sur des prospects chaleureux et moins de temps sur les appels à froid.

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